viernes, 27 de octubre de 2017

5 acciones para generar ahorro

Es tarea de cada ente público hacer uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos, conforme acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto, para poder generar ahorro; que puede ser usado en situaciones extraordinarias o en aquellas áreas que puedan potencializar los resultados de las actividades sustantivas.

Los costos de operación, gastos generales y mantenimiento, son los rubros más importantes sobre los cuales se debe poner atención para reducir tus gastos e incrementar tu fondo de ahorro. A pesar de parecer un gasto mínimo, es la inversión constante en ellos lo que provoca que los costos se incrementen.   

La reducción y optimización de gasto presupuestal es un tema estratégico. Al desarrollar esta labor es necesario enfocarla en rubros claves, sobre los cuales se tenga mayor control y que al reducirlos no afecte el desarrollo de las labores sustantivas.

Es un error esperar una crisis para iniciar un programa para lograr la máxima eficiencia del presupuesto, tener un control estratégico de gastos debe ser una tarea permanente.
No existe una formula exacta a la hora de buscar generar ahorro, pero a continuación te compartimos una serie de consejos para encaminarte en esta importante tarea:

1. Analiza y justifica.
Revisa todo tipo de gastos, comparando con meses o períodos anteriores, y pon atención sobre aquellos que experimentan variaciones importantes, tanto en incremento como en disminución. Solicita a tu equipo de trabajo por área que “justifique” cada gasto y que explique o detalle sobre los gastos ya ocurridos. Posteriormente, responde estas tres preguntas: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?

2. Seguimiento del presupuesto
Es importante establecer un mínimo y un máximo del presupuesto de gastos, contemplando un ideal de ahorro. Monitorear mes a mes, evaluar las desviaciones y tomar las medidas correspondientes, tanto para ajustar tu meta de ahorro, decidir donde puedes reducir costos o dónde es posible generar un mayor gasto en función de mejorar tu gestión.

3. Trabajo en equipo
Reducir o recortar gastos es difícil, por lo que, es necesario contar con el apoyo y colaboración de todo tu equipo de trabajo. Impulsa la participación activa de tus colaboradores tanto en la recopilación de la información como en la toma de decisiones. Invertir en su capacitación y la adquisición de mayores competencias, fortalecerá e incrementará la eficiencia y eficacia de tu gestión.

4. Moderniza
Apuesta por la incorporación de tecnologías de la información y comunicación. Moderniza tu gestión al incorporar alguna herramienta tecnológica que pueda ayudarte con la optimización de procesos internos, trámites y servicios. Impulsa la automatización en aquellas áreas donde sea vital disminuir costos de operación como papelería, artículos de oficina, materiales de impresión, combustibles, energía eléctrica, telefonía o servicio de fotocopiado.

5. No pierdas el enfoque
Cada ente público tiene una tarea sustantiva por realizar, para la cual se apoya de diversas actividades. Sin embargo, no perder el enfoque de cuál es su función primordial te ayudará a decidir en qué áreas es primordial hacer un gasto y en cuáles puedes reducir los costos. Una estrategia es disminuir el gasto en contratación de personal eventual en áreas que no sean sustantivas para la prestación de servicios o restringir la contratación de prestación de servicios profesionales de personas físicas por honorarios, en lugar de ello puedes contratar servicios de personal especializado bajo la figura de Servicios Administrados.


miércoles, 18 de octubre de 2017

¿Por qué fallan los teléfonos cuando hay un sismo?

La mayoría de las veces que usamos los teléfonos ya sean fijos o móviles, hay señal y se puede hacer una llamada sin interrupciones o cortes, en el caso de los celulares podemos recibir y enviar mensajes instantáneamente, navegar sin problemas en internet y visitar cualquier página o red social.

La tecnología dentro del ámbito de la telefonía avanza y con ella la disponibilidad de sus beneficios o más usuarios, sin embargo, en ciertos momentos ésta tiene un tope que hace relucir sus fallos: las situaciones de emergencia o desastre natural como puede ser un sismo.

Las compañías telefónicas construyen e instalan sus centrales y redes utilizando unas variables, según datos estadísticos basados en la afluencia estándar de la cantidad de usuarios que utilizan la red y que deben atender sus centrales, por lo que no están programadas para atender en un momento de emergencia.

Pongamos un ejemplo.

La red funciona de forma similar como una carretera con sus casetas de cobro:
¿Por qué se llenan y es difícil su circulación o paso en puntos específicos durante los días de inicio y fin de las vacaciones?

Aquí entran dos variables la capacidad instalada y la demanda. En otros momentos del año se puede salir por carretera y pagar la cuota sin mayor contratiempo, dado que la demanda es baja y capacidad instalada puede atender sin contratiempo a los usuarios. Lo mismo aplica a las centrales y redes telefónicas, ya sean tradicionales o celulares, que se encuentran instaladas para atender cierta capacidad.

Pero cuando tiembla u ocurre otro tipo de emergencia, todos queremos comunicarnos con nuestros familiares al mismo tiempo y esto resulta imposible, ya que a mayor demanda es necesaria mayor capacidad instalada, pero las centrales y redes no están programadas para atender dicha demanda.

¿Por qué no falla Internet y sí puedo enviar mensajes por WhatsApp?

Cada llamada telefónica ocupa, un carril para pagar una caseta y poder pasar, hasta que no se libere el coche en turno, podrá pasar el siguiente y así sucesivamente. En cambio, Internet cuenta con otros protocolos de comunicación y los datos que son necesarios para enviar un mensaje por WhatsApp, viajan en pequeños paquetes y es por eso que puede filtrarse. Siguiendo con el ejemplo, los mensajes son enviados y recibidos, ya que por el tamaño que ocupan en la red se podrían asemejar a una persona andando en bicicleta.

Este sencillo ejemplo sirve para explicar que a pesar de que las líneas normales estén saturadas, en un caso de emergencia sí podamos enviar un mensaje a pesar de la saturación de la red.

Otras alternativas de servicios de mensajería en caso de emergencia:

1.       Telegram
Funciona con internet móvil y wifi, y agrega automáticamente a los contactos que tengan la aplicación y se hayan registrado. Tiene versiones para usar en el navegador, escritorio, y Tablets. Está disponible para Android, Windows Phone y iPhone.
2.       Zello
Esta app funciona igual que un walkie talkie en su celular, puede comunicarse con los contactos que tenga, mandando mensajes cortos de voz que llegan de inmediato a la otra persona vía una línea segura en la nube. Sólo debe tener una conexión a Internet. Esta app está disponible para Android, Windows Phone y iPhone.
3.       Skype y Skype Qik

La aplicación que permite hacer llamadas gratuitas a todo el mundo y ya está disponible también para celulares. Otra opción es también Skype Qik, un servicio de mensajería vía videos cortos, que funciona con Internet y con el número de teléfono, detectando a los contactos que estén registrados. Está disponible para Android, Windows Phone, Blackberry y iPhone.